Если бумаги взять в оборот

Каждый сотрудник – в системе «Дело»

Теперь нельзя положить бумагу под сукно – КСТС не позволит. КСТС – это корпоративная сеть телекоммуникационной связи Ростовской области.

Один из самых продвинутых ее пользователей среди муниципальных районов – Октябрьский. Сегодня каждый сотрудник администрации Октябрьского района – пользователь системы «Дело». К КСТС здесь подключено более 80 абонентов.

– Мы начали создавать свою систему после того, как Евгений Петрович Луганцев – он был тогда главой администрации района – побывал в Ханты-Мансийске, увидел, как там работает система корпоративной связи, и предложил нам подумать, в каком виде будем применять эту новацию у себя, – вспоминает глава администрации Октябрьского района Людмила ОВЧИЕВА, которая была куратором этого направления. – Потом мы ездили в Москву, смотрели столичный опыт. И начали обучать своих специалистов ведению электронного документооборота. А тут администрация Ростовской области создала в 2007 году нашу систему КСТС, в которой была система «Дело». Когда ее ввели, у нас эта тема была востребована, мы были готовы к кардинальным переменам в работе: кадры обучили, компьютерную технику усилили.

Нельзя сказать, что все решилось очень быстро. В 2010 году система «Дело» была только у главы администрации района Евгения Луганцева. Секретарь получала все документы по электронной почте – по специальному каналу системы «Дело», распечатывала, регистрировала в журнале. Глава администрации отписывал, что и кому исполнять. 

Из приемных заместителей приходили секретари и забирали под роспись свою папку – зачастую весьма увесистую. И, в свою очередь, замы расписывали бумаги исполнителям. От получения письма до принятия к исполнению уходило до нескольких дней. 

– Благодаря этой сложной инфраструктуре, которую мы в районе выстраивали с 2010 года, всем этим так называемым железякам значительно ускоряется и упрощается процесс обработки полученной информации, – говорит начальник управления инновационного развития администрации Октябрьского района Александр Байздренко. – Поступившее в администрацию письмо доходит до исполнителя за несколько минут и тут же идет в работу. К примеру, человек пришел в МФЦ, или в комитет по управлению имуществом, или зашел с компьютера на портал госуслуг, подал заявление на оформление земельного участка или на перевод помещения из жилого в нежилое. На него сразу начинает работать вся эта система, нацеленная на оперативное межведомственное взаимодействие. Согласно закону «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», мы уже не вправе требовать от заявителя, чтобы он собирал и приносил кучу справок, тратя на это свое время, средства. Сотрудник МФЦ самостоятельно делает запросы в различные муниципальные, федеральные инстанции, в пенсионный фонд и так далее. То есть система создана ради того, чтобы человеку было удобно, без особых затрат времени, по максимуму быстро получить нужную ему услугу.

Под контролем – контролеры

Что дает эта система руководителям разного ранга?

– Я в курсе всей работы подразделений по каждому запросу, – говорит Людмила Овчиева. – Проверяю всех, даже тех, кто проверяет исполнителей. По системе проходят все наши межведомственные запросы в рамках полномочий. Ведомства могут запросить у нас необходимую информацию, мы – у них.

Электронная система документооборота не позволяет потерять запросы, обязывает вовремя ответить, там все прозрачно: кому отписан документ, когда, видно, как с ним работали – какие посылали запросы, необходимые для исполнения поручения, какие ответы получали. Все документы заверены электронными подписями исполнителей. У каждого руководителя подразделения, отдела также есть электронная подпись. Это освобождает от рутины. И еще одно новшество: в администрации Октябрьского района вывели систему «Дело» на планшеты.

Сейчас все заместители и исполнители автоматически получают запросы и письма параллельно с главой администрации. Она знакомится с почтой, а исполнители уже работают.

Самое главное, что подделать ничего нельзя. В систему «Дело» проникнуть невозможно, и никакой подмены документа быть не может. Даты присваиваются сервером, а внести какие-либо изменения может только один человек в области! Он имеет на то специальную лицензию. В части любых расследований – в том числе и журналистских – изумительная вещь: всех система выводит на чистую воду.

И работать с удовольствием

Глава администрации Октябрьского района Людмила ОВЧИЕВА занималась внедрением телекоммуникационной сети на местном уровне, а теперь система помогает ей руководить районом, быть в курсе всех запросов граждан.

Сегодня министерство информационных технологий и связи работает над повышением уровня безопасности информации, проходящей через КСТС. В местных администрациях через региональный центр информационных систем будет установлено дополнительное оборудование, которое поможет ускорить работу, защитит от экстремальных ситуаций при перегрузках сети. Ведется мониторинг количества подключений к координатору по всем муниципалитетам области. И, как заявил заместитель директора центра Виктор Горбаенко, не везде дела обстоят так, как в Октябрьском или, к примеру, в Усть-Донецком районах, где все специалисты районной администрации также подключены к системе «Дело».

– Помимо оперативности, – уверена управляющая делами администрации Ирина Глухарева, – еще и экономия средств получается. Ведь многие бумаги не просто на почту надо было возить отправлять, получать, а то и своим транспортом в область. А сколько денег уходило на технические средства. Удобство и выгода по всем параметрам.